News , 04.07.2011
UPDATE! Gesetzesänderung für elektronische Rechnungen

Die geplante Änderung des Gesetzes zur Regelung des elektronischen Rechnungsversandes tritt voraussichtlich erst 2012 in Kraft. Der Bundesrat hat dem zustimmungspflichtigen Steuervereinfachungsgesetz am 8. Juli nicht zugestimmt, weil die Bundesländer dadurch finanzielle Nachteile und Mehraufwand befürchten. Streitpunkt ist dabei nicht der Wegfall der elektronischen Signatur, sondern die Zweijahres-Option bei der Abgabe der Einkommens- und Lohnsteuererklärung.

In den letzten Jahren wurden mit der Zielsetzung, die elektronische Rechnungsstellung durch eine Gleichstellung mit der Papierrechnung zu vereinfachen, wiederholt diverse Vorschläge diskutiert. Ausgehend von einer Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie woltle der deutsche Fiskus ab dem 01.07.2011 Rechnungen auch ohne Verwendung der bislang geforderten elektronischen Signatur oder des EDI-Verfahrens zum Vorsteuerabzug zulassen.

Die Bundesregierung verspricht sich von diesem Bürokratieabbau langfristig Einsparungen in Milliardenhöhe. Kosten für Papier und Druck, Kuvertieren und den Versand können sich die Unternehmen künftig sparen. Beim elektronischen Rechtsverkehr ohne Signatur kommt es nun darauf an, dem Empfänger die Echtheit der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit zu garantieren. Diese Gewährleistung kann im Einzelfall schon der manuelle Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein sein, sagt der Deutsche Steuerberaterverband (DStV).


Geplante Rechtslage (ab dem 01.07.2011)


Getragen von der Zielsetzung, Papier und elektronische Rechnungen gleichzustellen, ist es dem Rechnungsaussteller – sofern der Empfänger zugestimmt hat – nun freigestellt, auf welche Art und Weise er seine Rechnung übermittelt. Wählt er die elektronische Übermittlung, so ist er nicht mehr zwingend an die qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren gebunden.


Die elektronische Rechnung wird anerkannt, wenn

- der Absender identifizierbar ist (Echtheit/Authentizität)

- der Inhalt der Rechnung nicht verändert (Unversehrtheit/Integrität) wurde und

- sie lesbar und maschinell auswertbar ist.


Auch wenn dieses Erfordernis in erster Linie mit der elektronischen Rechnungsvariante in Bezug gebracht wird, so war diese Vorgabe immer schon zu erfüllen und gilt unabhängig davon, ob es sich um Papier- oder elektronische Rechnungen handelt.

  • Die Authentizität (Echtheit der Herkunft) wird auf Grundlage des neu gefassten § 41 Abs. 1 UStG und der Gesetzesbegründung als Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers definiert.
  • Integrität (Unversehrtheit des Inhalts) bedeutet, dass die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben nicht geändert wurden.

Dabei obliegt es künftig dem Rechnungsempfänger, der letztlich auch das Vorsteuerabzugsrisiko trägt, zu bestimmen, wie diese Voraussetzungen erfüllt werden. Neben dem Signatur- bzw. EDI-Verfahren sollen nach der Neuregelung alle Verfahren geeignet sein, die mittels eines "innerbetrieblichen Kontrollverfahrens" einen "verlässlichen Prüfpfad" zwischen einer Rechnung und der Lieferung/Leistung schaffen.


Zulässige Formate und Übermittlungswege


Elektronische Rechnungen sind solche, die im elektronischen Format versendet und im elektronischen Format empfangen werden. Dazu gehören Rechnungen, die

 

- im E-Mail Format,

- als Datei (z. B. jpg, tiff, pdf oder doc),

- per download,

- als DE-Mail oder E-Post,

- per EDI,

- von Computerfax zu Computerfax

 

versendet werden

Dagegen gelten Rechnungen die vom Computerfax abgesendet, aber mit einem "normalen" Papier-Fax empfangen werden, als Papierrechnungen.


Aufbewahrung / Archivierung


Auf der Grundlage der "Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme" und der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) hat die Speicherung von elektronischen Rechnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, also in der Regel 10 Jahre, in dem originären Format zu erfolgen, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eventuelle Konvertierungen sind zusätzlich aufzubewahren.


Die elektronische Rechnung muss also lesbar, maschinell auswertbar und sicher vor Veränderungen in dem Originalformat aufbewahrt werden. Lesbar bedeutet laut dem Bundesjustizministerium in einer „für das menschliche Auge lesbaren Form“. Das heißt, die elektronische Rechnung muss in einem Format vorliegen, das eine Anzeige der Rechnung innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen 10 Jahre gewährleistet.

Maschinelle Auswertung bedeutet, dass die elektronische Rechnung auch elektronisch aufbewahrt und ausgewertet werden muss. Es ist daher nicht ausreichend, sie auszudrucken und abzuheften.

Einen Schutz vor Veränderungen bieten laut Finanzbehörden Speichermedien wie CD oder DVD. Zu Recht wird angemerkt, dass man auch Daten auf diesen Trägern laden, verändern und neu speichern kann. Folglich werden alle Verfahren anerkannt werden müssen, die gleichwertigen Schutz vor Veränderung bieten.

Daher ist unserer Meinung nach auch das Speichern in einem verschlüsselten Archiv oder Ordner zulässig, wenn dieser mit einem Passwort gesichert wird, zu dem nur die Buchhaltungskräfte und die Vorgesetzten Zugang haben.